Come organizzare la posta: 7 modi in cui gli organizzatori professionisti impediscono l'accumulo della posta
Dalle lettere alle fatture fino agli inviti, alle pubblicità e all'inevitabile 'spazzatura', organizzare la posta può essere un compito che richiede molto tempo, soprattutto se richiede prima attenzione. Ignorarlo sembra sicuramente l'opzione più semplice, ma il problema con la posta è che continua ad arrivare. Quelle pile si formeranno presto e non avranno un bell'aspetto, non importa quanto le impilerai ordinatamente.
Ancora più importante, corri anche il rischio di perdere qualcosa di importante. Il più efficace idee per organizzare la casa sono quelli che mantengono la tua casa – e la tua vita – in buone condizioni, quindi quando si tratta di posta, stabilire un sistema di smistamento sensato è fondamentale.
Come organizzare la posta
'Direi che il problema più grande da superare quando si tratta di posta è la mentalità del 'ci guardo dopo'. È sempre meglio farlo lì per lì e, una volta stabilita l'abitudine, non ci penserai due volte', afferma l'organizzatore professionista Miriam Ortiz e Pino , fondatore di More Than Organized.
Quindi sembra che organizzare la posta sia sorprendentemente facile una volta che sai come farlo. Il trucco è essere coerenti con esso. Abbiamo interrogato gli esperti per saperne di più.
Nome che significa psicopatico(Credito immagine: immagini Getty)
1. Imposta un 'punto di consegna'
Se ordini la posta come parte di organizzare una cucina o un ufficio a casa, disponi di un luogo fisso in cui riporre e aprirlo. Concedetevi molto spazio per predisporre vassoi o cestini impilabili che fungano da smistatore della posta o, se lo siete, organizzare piccoli spazi come una consolle o corridoio stretto , prova un semplice portalettere o a organizer per posta da parete, come questo di Amazon .
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'Adoro i design come questo con più slot, così puoi separare la posta da risolvere (come le fatture) da quella che deve essere archiviata o riciclata, il tutto mantenendo i contatori puliti', afferma l'esperto di bricolage Tom Nolan , fondatore di Casa All Star .
2. Ordina la posta non appena arriva
Non c'è niente di più stressante di pile di posta non aperta, quindi ti consigliamo di fare almeno un rapido smistamento non appena la rimuovi dalla casella di posta: ti risparmierà il fastidio di ripiani in ordine anche tutto il tempo. Organizzatore professionale Jan Arkwright , fondatore di Before & After Organizing di Jan, consiglia di instillare la regola del 'toccalo una volta' per riordinare la casella di posta.
“Molte persone pensano che questo significhi prendere una lettera e metterla in atto immediatamente. Sebbene ciò possa sembrare sensato, in realtà è piuttosto insostenibile. Non sempre abbiamo il tempo di rispondere a un invito o di pagare una fattura lì per lì, quindi non rispondiamo affatto, il che è l'esatto opposto di ciò che stiamo cercando di ottenere,' ha dice.
“Ciò che significa veramente è prendere una decisione. Resta o va? Se rimane, devi farci qualcosa? O semplicemente trattenerlo per ora? Questo è molto più fattibile. Scartando ciò che non ti serve, hai già dimezzato la tua lista di cose da fare, aumentando le probabilità di portare a termine il lavoro invece di rimandarlo continuamente.
3. Elimina la spazzatura
Idealmente, dovresti avere un contenitore per il riciclaggio vicino al tuo 'punto di raccolta', in modo da poterti sbarazzare subito della posta indesiderata. 'Assicuratevi di distruggere qualsiasi cosa contenente dettagli personali o informazioni sensibili prima di metterla nel riciclaggio', ricorda Millie Hurst, caporedattrice di Floraloasis.
Se ricevi coupon, cataloghi o volantini da luoghi che non ti interessano più, ora è il momento di annullare l'iscrizione. Non rimandare, fallo adesso. Puoi anche richiedere di essere rimosso dalle mailing list generiche – the Ufficio affari migliori ha ulteriori consigli al riguardo per aiutarti a sbarazzarti del disordine della carta.
“I temi ricorrenti qui sono l’immediatezza e la riduzione della quantità di pratiche burocratiche In realtà richiede la tua attenzione. Solo questo dovrebbe poter occupare spazio nella tua casa', dice l'organizzatore professionista Amanda Wiss , fondatore di Urban Clarity.
4. Mettere in atto un sistema di archiviazione
Se nella tua famiglia ci sono più persone, è una buona idea classificare la posta non appena arriva in modo che non venga persa. Assegnare un ripostiglio per ogni membro della famiglia è un'idea ordinata per riporre il corridoio, anche se vassoi e cestini funzionano altrettanto bene e possono essere riposti ovunque.
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Un'altra opzione è archiviare la posta per tipo. Il modo in cui classifichi dipende interamente da te, probabilmente differirà da famiglia a famiglia. Anche se non esiste un modo “giusto”, le categorie più popolari includono: fatture da pagare, documenti familiari, corrispondenza personale, veicoli e bolle di ritorno.
“Se avete figli a scuola, vale la pena avere un secondo sistema di archiviazione per contenere resoconti, ricevute o moduli che necessitano di una firma. Potrebbe non arrivare per posta, ma è altrettanto importante', afferma l'organizzatore professionista Lauren Saltmann , fondatore di Living.Simplified.
5. Designare un giorno per trattare con l'amministratore
COSTIPAZIONE SEGNI A PRESIMENTE DI CRATICE(Credito immagine: Elicyon Photograph Patrick Williamson)
Che si tratti di una volta al giorno o una volta alla settimana, riservare del tempo per lavorare con la posta che richiede un po' più di impegno ti garantirà di rispondere alle cose in modo tempestivo. Permettergli di crescere ti risulterà solo sopraffatto, quindi fissa un appuntamento regolare nel tuo calendario come promemoria e rispettalo.
6. Elimina la carta con le tue bollette
Optare per la corrispondenza digitale è uno dei modi migliori per ridurre il disordine cartaceo ed è anche meglio per l’ambiente. La maggior parte dei fornitori ora offre questo servizio, ma se sei cliente esistente da un po', dovrai contattarli per modificare le tue preferenze. D'ora in poi, seleziona sempre la casella 'contatto via e-mail'.
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Anche la ricezione digitale di riviste, giornali e cataloghi è un'opzione. Se preferisci leggere la versione cartacea, valuta la possibilità di scattare fotografie dei tuoi articoli preferiti, per poi riciclarli non appena hai finito di leggere.
“Utilizza uno scanner per digitalizzare la posta che devi conservare a lungo, come documenti fiscali importanti o informazioni sull’assicurazione sanitaria. Ciò ti garantirà di non perderli, oltre a ridurre l'accumulo di disordine,' afferma l'organizzatrice professionista Christina Giaquinto, ambasciatrice del marchio di Armadi componibili .
7. Conserva i coupon a portata di mano
Come regola generale, è meglio conservare la posta in un unico posto, ma i tagliandi e i voucher rappresentano un'eccezione. Non c'è niente di peggio che realizzare che avresti potuto risparmiare un sacco di soldi, se avessi trovato quel volantino qualche giorno prima...! Raccogli tutta la posta promozionale e conservala in un luogo facilmente accessibile, quindi prendi l'abitudine di controllarla prima di andare al negozio.
Domande frequenti
Come organizzi fatture e lettere?
Tenere sotto controllo la posta con un sistema di archiviazione sensato è il modo migliore per organizzare fatture e lettere e assicurarsi di rispondere in modo tempestivo. Per farlo in modo efficace, dovrai smistare la posta non appena arriva, non rimandare. Per ordinamento non intendiamo necessariamente 'azione', ma piuttosto categorizziamolo in modo da sapere con cosa hai a che fare.
Puoi sbarazzarti della spazzatura lì per lì, ma dedica un po' di tempo una volta al giorno, o una volta alla settimana, per affrontare qualsiasi cosa in sospeso; fatture non pagate, ricevute di reso, RSVP e così via. Optare per la corrispondenza digitale in cui puoi andare avanti per ridurre al minimo la posta; è molto più probabile che tu rimani aggiornato in questo modo.
Proprio come con la maggior parte delle attività organizzative, c'è un buon equilibrio tra praticità e bellezza quando si tratta di tenere la posta in ordine. Scegli organizzatori eleganti dove puoi, e non limitarti a spingere le lettere a caso, prenditi il tempo per disporle in modo ordinato.
Se hai spazio, potresti persino allestire la tua piccola postazione domestica, completa di buste vuote, francobolli, carta per pacchi e nastro adesivo: rimarrai stupito dal tempo che fa risparmiare!